Megoldások

Irataink rendszerezése akkor mondható hatékonynak, ha a szükséges dokumentumot pillanatok alatt asztalunkra tudjuk varázsolni. Ha az általunk használt iratrendezési termékek - iratrendezők, gyűrűsskönyvek stb - megfelelően vannak feliratozva és a rendszerezés során a színek használatára is odafigyeltünk, akkor mindez gyerekjáték!

Színkódolásos rendszerezés

A színkódolásos rendszerezés lényege, hogy adott kategóriához / projekthez tartozó iratokat azonos színű iratrendezőbe, függőmappába, mappába tároljuk el. Ezzel a módszerrel nem csak könnyen és gyorsan hozhatunk létre rendszerezési kategóriákat, de nagyban megkönnyíthetjük az iratok előkeresését. Kutatások igazolják, hogy ha a rendszerezés során a színekre is odafigyelünk, a keresett információt legalább 33%-kal gyorsabban találjuk meg.

Példák színkódolásos rendszerezésre:
- zöld színű iratrendezőkben tárolhatjuk az értékesítéshez, pirosban – a marketinghez, kékben - a pénzügyhez tartozó papírokat stb.
- ha sok céggel dolgozunk együtt, az A betűvel kezdődő cégek iratait rendszerezhetjük piros gyűrűskönyvekbe, a B-betűvel kezdődő cégekét - kék gyűrűskönyvekbe stb.
- a színek jelölhetik a pénzügyi évet is - a 2009-es dokumentumok kerülhetnek a zöld iratrendezőkbe, a 2010-es dokumentumok - a fekete iratrendezőkbe stb.
- a munkákat sürgősség alapján is rendszerezheti – a piros szín jelölheti a sürgős munkákat, a kék - a kevésbé sürgőseket.


Hogyan segíthetnek a színek a rendszerezés során?

1. Jelöljön minden egyes kategóriát külön színnel!

A színek használatának egyik legalapvetőbb előnye az, hogy lehetővé teszik az információk csoportosítását és könnyű előkeresését. Például, ha minden partner számára más-más színű mappát használ a rendelések, számlák rendszerezéséhez, sokkal kisebb az esélye annak, hogy ezek a papírok összekeverednek.

2. Gondolkodjon blokkokban!

Ha függőmappákat használ iratai tárolásához, a színkódolást leginkább úgy tudja alkalmazni, hogy az azonos színű függőmappákat blokkokba rendezi. Például, ha a rendszerezés ABC sorrendben történik, minden, ami A betűvel kezdődik, kerülhet a kék függőmappákba, ami B betűvel – a narancssárga mappákba stb. Az azonos színű mappák csoportba rendezése a tárolóban gyorsabbá és egyszerűbbé teszi a szükséges információ vizuális és manuális beazonosítását.

3. Ne használjon túl sok színt!

Korlátozza a színek számát max. ötre, több szín használata zavaró lehet. A cél – a minél egyszerűbb és átláthatóbb rendszer kialakítása.

Feliratozás

A dokumentumok gyors előkereshetőségének egyik feltétele, hogy az iratrendezési termékek – iratrendezők, gyűrűskönyvek, függőmappák, genothermek stb. - megfelelően legyen feliratozva. A feliratozás során lehetőleg kerüljük az öntapadós címkék használatát, ezek ugyanis könnyen elcsúszhatnak, leeshetnek. Helyettük használjunk feliratozási lehetőséget is kínáló iratrendezési termékeket, melyek elegánsabb és megbízhatóbb megoldást kínálnak az öntapadós címkék használatához képest.

Hasznos tanácsok a címkék elkészítéséhez:

- a feliratokat érdemes nyomtatott betűkkel elkészíteni, így azok szükség esetén a kollegák számára is könnyen olvashatóak lesznek.

- ha rendelkezünk a címketartó méretének megfelelő etikettel, használhatunk etikettet is a felirat elkészítéséhez, melyre a számítógép és nyomtató segítségével készíthetjük el a kívánt feliratot

- ha egy iratrendező (vagy egyéb iratrendezési termék) megtelik és tartalmát két vagy több iratrendezőbe kell szétosztani, fontos, hogy ne csak az új iratrendező címkéjét készítse el, de a régi iratrendező címkéjét is módosítsa

- a hagyományos tinta idővel elhalványodhat, így a feliratozáshoz érdemes lehet alkoholos filcet használni

Ma már számos iratrendezési termékhez lehet kapni cserecímkéket, ilyenek az iratrendezők, függőmappák, feliratozható genothermek. Ha az ön irodájában sok irat fordul meg és gyakran változik az iratrendezők, függőmappák stb. tartalma, érdemes olyan terméket választani, melyhez külön cserecímke kapható.

A Leitz Label-it feliratozható genotherm ideális megoldást jelent azok számára, akik szeretik megjelölni személyes dolgaikat. Nincs több idegeskedés, nincs több vesződés! Mindössze annyit kell tennie, hogy ráírja a címkére a genotherm tartalmát és ráragasztja a címkét a genothermre. A tartalék címkéknek köszönhetően a genotherm újra és újra felhasználható. (60db címkével) >>>

Regiszterek és elválasztólapok használata

Iratrendező vagy gyűrűskönyv használata során érdemes lehet regisztert vagy elválasztólapot használni az iratok csoportosításához. Így nem csak átláthatóbbá válik az iratrendező vagy gyűrűskönyv tartalma, de az egyes dokumentumok könnyebben elő is kereshetőek.

A regiszterek és elválasztólapok általában standard A4 vagy A5 méretű karton vagy műanyag lapok kis fülekkel az oldalukon, melyek elősegítik a lefűzött papírok beazonosítását. A különbség a regiszterek és elválasztólapok között abban rejlik, hogy míg a regiszterek esetében számok vagy egyéb feliratok jelölik a füleket, az elválasztólapok esetében a színek segítik a megkülönböztetést.

Regiszterek és elválasztólapok használata során a rendszerezett lapokat az adott elválasztólap / regiszter elé vagy mögé is helyezhetjük. Érdemes minden esetben ugyanazt a módszert alkalmazni, így elkerülhetjük fontos dokumentumok elkallódását.

Regiszter és elválasztólap vásárlása során először is el kell döntenünk, hogy milyen hosszú távra tervezzük használatukat. A papír regiszterek olcsó megoldást kínálnak a rövidtávú rendszerezéshez, de hosszútávon könnyen megsérülhetnek, elszakadhatnak. A minőségi karton vagy műanyag regiszterek és elválasztólapok hosszútávú segítséget nyújtanak a dokumentumok rendszerezéséhez és előkereséséhez.

Amennyiben a dokumentumokat lefűzhető tasakok segítségével fűztük le az iratrendezőbe vagy gyűrűskönyvbe, Maxi méretű regiszterre vagy elválasztólapra lesz szükség. A Maxi méretű elválasztólapok és regiszterek a standard méretűeknél 2 cm-rel szélesebbek, így a lefűzhető tasakok nem takarják el őket és a regiszter fülek könnyen olvashatók.

Ha gyakran változik egyes iratrendezők vagy gyűrűskönyvek tartalma, hasznos segítség lehet egy olyan regiszter vagy elválasztólap, melynek előlapja tetszés szerint változtatható – újraírható vagy újranyomtatható.